“なぜ有給が付かないのか”を説明できるようにした話

勤務率を計算するバッチプログラムには、当月の有給休暇付与対象者について、

• 勤務時間
• 必要労働時間
• 勤務率
• 付与日数

を一覧で出力し、総務課に提供するようにしました。

例えば、

Aさん（パート）
勤務時間 158時間
必要労働時間 200時間
勤務率 79.5％
→ 有給休暇付与なし

といった具合です。

こういう“微妙な数字”の方がいた場合、総務課では実データを事前に確認しておき、問い合わせやクレームの電話が入った時に、できるだけすぐ答えられるようにしていました。

有給休暇の割り振りは月初めです。

ところが総務課にとって、月初めはかなりの繁忙期でした。
給与は月末締めの翌月15日払いでしたし、請求締めの確認なども重なり、とにかく業務が集中します。

そんな時に、問い合わせ対応で1時間、2時間と取られると、他の業務に大きな影響が出ます。

なので私は、勤怠システムから一発で説明資料を印刷できるようにしました。

総務課の職員さんが悪いわけではありませんからね。

特に、パートタイマーについては、日数ではなく労働時間で計算することで、できるだけ不利にならないように設計していました。

それでもなおクレームが来る場合は……

総務課から私に、説明対応の依頼が来るようにしていました（笑）