紙運用時代の不便さを、そのまま電子化してはいけない話

AS/400で構築してきたサブシステム群のうち、一部は親会社側のシステムでは置き換えきれない状態が続いていました。

一方で、置き換えられていったシステムもあります。
その中に、これまで書いてきた勤怠管理システムも含まれていました。
私が作っていた勤怠管理システムでは、超過勤務、いわゆる残業について、1分単位で計上できるようにしていました。
15分単位や30分単位で丸める必要はありません。

実際に働いた時間を、できるだけ正確に記録し、給与計算へつなげる。
それが、システムとしても、労務管理としても自然だと考えていたからです。
ところが、親会社側の勤怠運用では考え方が異なっていました。

もともとは紙運用だったようなので、事務処理上の都合から、15分単位のような考え方が残っていたのかもしれません。
紙で集計していた時代なら、細かい分単位の集計は大変だったと思います。
ただ、Excelやマクロ、ましてAS/400のような仕組みを使えば、1分単位で扱うことは十分可能です。

それにもかかわらず、運用としては、
0〜29分 → 0分
30〜44分 → 30分
45〜59分 → 45分
という形で、最初の29分までは申請できず、その後も15分単位で扱う説明でした。

私はその説明を聞いた時点で、かなり強い違和感を覚えました。
問題は、「15分単位」という言葉そのものではありません。
その結果として、日々の労働時間が、実際に働いた時間より短く扱われてしまうことです。
しかも、こうした運用は現場にも歪みを生みます。

例えば、実際には25分程度の超過勤務が発生していた場合、そのまま申請すると0分扱いになります。
ただし、ここで誤解のないように書いておくと、私が把握しているのは、主に自分が関係していたシステム部門での運用です。
他部署で同じような対応がされていたかどうかまでは分かりません。

システム部門では、当時の部門長が勤怠管理の考え方を理解していました。
そのため、25分働いたものを0分扱いにすることには強い違和感を持っていました。
結果として、現場側で30分を超えた形に補正するような対応が行われることもありました。
でも本来、そんな帳尻合わせを現場にさせるべきではありません。

システムが正しく労働時間を扱っていれば、現場が補正する必要などないからです。
私は、勤怠システムを作る時に、そういう曖昧さをできるだけ排除したかったのです。
だからこそ、1分単位で記録できる仕組みにしていました。

システムは、紙運用時代の不便さをそのまま電子化するためのものではありません。
人が不利益を受けないように、正確に扱えるところは正確に扱う。
それが勤怠管理システムの役割だと思っています。

細かいように見えるかもしれません。
でも、働いた時間を正しく扱うことは、勤怠管理のいちばん基本の部分です。
せっかく法令遵守を意識して作ってきた仕組みが、標準化の名のもとに揺れていく。
この時の違和感は、今でもはっきり覚えています。